Organizar os Contratos é indispensável para empresas prestadoras de serviços, já que tudo o que foi definido, contratado pelo cliente e que deverá ser entregue deve constar neste documento.
Porém muitas empresas tem dúvidas na maneira de se organizar as informações operacionais ali contidas.
Neste e-book mostraremos como você pode dividir os componentes operacionais dos seus contratos, conquistando o primeiro passo para o sucesso nessa gestão: A Organização
Vamos lá?
A gestão de contratos para as prestadoras de serviços de Vigilância, Portaria e Limpeza é fundamental para a saúde operacional e financeira das mesmas. Toda operação a ser realizada deve ter por base as regras estabelecidas no “Contrato de Prestação de Serviço”, firmado entre a prestadora e seu cliente, que diz respeito ao que foi vendido, como será de fato a prestação e entrega dos serviços, insumos, benefícios e outros itens.
Cada contrato tem suas particularidades. Cada cliente e cada tipo de serviço poderá ter, além de benefícios diferenciados, vários outros parâmetros que fazem parte das diversas variáveis a serem controladas para sua otimização operacional e rentabilidade financeira, cumprindo o planejamento estabelecido no mesmo.
Para tanto, existem sistemas disponíveis no mercado que já fazem esse trabalho, os quais aliam as informações contidas no contrato com o planejamento definido pelos setores responsáveis. Mas antes mesmo de utilizar um sistema informatizado, você pode atentar para as dicas abaixo que poderão auxiliá-lo no desafio de organizar as informações de contratos. Antes de tudo devemos saber quais informações compõem esse tipo de documento e como podemos dividi-las, a fim de facilitar a gestão do mesmo.
Como dividir o conteúdo do contrato?
Bom, na prestação de serviços temos o tradicional contrato jurídico e também o contrato operacional, que nada mais é do que a descrição do como e o que deve ser entregue ao cliente. Vamos focar no contrato operacional e suas definições.
Para tanto, nesse artigo, definiremos as divisões operacionais de um contrato de prestação de serviços, e no nosso próximo conteúdo traremos de dicas para acompanhar a sua gestão. Veja na imagem ao lado um exemplo de divisão operacional para um contrato.
Dados Básicos
Descrição básica do contrato, como por exemplo:
• “Prestação de serviços de limpeza” ou “Prestação de serviços de Vigilância”, etc.; • Data de início do contrato;
• Data do próximo reajuste de valores.
Dados do cliente
Nesta seção são fundamentais informações do cliente como:
• Razão social;
• Nome fantasia;
• CNPJ;
• Segmento de atuação (ex.: comércio, indústria, etc.);
• Nome do contato;
• Telefones, e-mail, etc.
Dados para faturamento
Informe os dados necessários para os fechamentos periódicos de faturamento. As informações mínimas necessárias são:
• O dia ou a forma de vencimento das faturas;
• Como as informações serão apresentadas na nota fiscal de serviços (ex.: todos os serviços em uma única NFS, serviços em NFS separadas, etc.);
• Quais serão as datas de corte para o faturamento recorrente, bem como para o faturamento de serviços extras;
• Observações padronizadas que devem sempre ser mencionadas nas NFS por solicitação do cliente (por vezes a falta de uma simples observação pode atrasar o recebimento da fatura!).
Postos de serviços: subdivisão do contrato
Agora chegou a hora de dividirmos nosso contrato em Postos de Serviços e cada contrato pode ter um ou mais postos, como por exemplo “Serviço de Controle de Acesso”, “Serviço de Recepção”, “Serviço de Vigilância”, entre outros. Esta subdivisão deve levar em consideração o tipo do serviço a ser executado naquele posto como também o modelo de escala de prestação de serviço (12x36, 5x2, etc.).
Para tanto, considere as seguintes informações:
• A data de início dos serviços, que pode ser diferente da data de início do contrato;
• Tipo de serviço prestado;
• Modelo de escala de serviço (12x36, 5x2, etc.) adotado para o posto;
• Número de efetivos do posto, separando-se diurno e noturno quando necessário;
• Dias de funcionamento do posto e sua carga horária, bem como o intervalo de refeição;
• O CNAE (classificação nacional de atividades econômicas) do serviço para efeito de faturamento;
• Eventuais observações a serem mencionadas para o posto nas NFS, por solicitação do cliente;
• Forma e valor de faturamento, como por exemplo: faturamento fixo, hora realizada, medição, etc.;
• Tributos e forma de retenção associados ao tipo do serviço executado no posto;
Documentos anexos
Reserve um espaço para anexar documentos associados ao contrato, como por exemplo um PDF com o contrato jurídico firmado, imagens do local de prestação do serviço, planta baixa do local, planilha de formação de preços, entre outros.
Observações gerais
Tenha sempre um local designado para observações e históricos pertinentes ao contrato, como por exemplo tratativas realizadas com o cliente, solicitações de alteração do contrato, etc.
Insumos dos contratos
É fundamental saber quais serão os insumos a serem entregues de forma periódica, sua quantidade, tipo do material e a verba disponível para os mesmos. O contrato deve mencionar estas informações básicas para que compras e a operação executem corretamente a distribuição destes insumos.
O mesmo se aplica a uniformes e patrimônios alocados para o contrato, que também devem ser controlados.
Cargos e salários
Cada posto de serviço terá seu efetivo, com cargos e salários pré-definidos. Estas informações são fundamentais e servem de referência para eventuais coberturas e movimentações de pessoas, impactando diretamente no custo do contrato, podendo alterar sua margem de lucro.
Benefícios
Os funcionários têm seus benefícios diretos, como VT e VR por exemplo. Mas podem existir benefícios diferenciados vinculados a contratos específicos, onde somente quem trabalhou naquele contrato no período terá direto a estes, mesmo que proporcionalmente. Sendo assim o contrato deverá conter estes benefícios específicos, quando houver.
Bom, chegamos ao fim de mais um conteúdo com dicas para seu negócio. Você percebeu que não há milagre quando se diz respeito à Gestão de Contratos. Nela ocorre o que costuma ser um grande desafio: planejamento e organização. Para que o planejamento elaborado para cada contrato seja conduzido de maneira efetiva, é necessário disciplina e organização. Controle os insumos, os salários, a mão de obra, enfim, dê a devida atenção ao que foi estipulado em cada contrato e perceba como ficará mais fácil acompanhar e zelar pela sua rentabilidade e da sua empresa.
Existem sistemas no mercado que são especialistas nesta questão, a MaxSystem tem uma solução para gestão de Contratos e Operações.
Obrigado por ler este artigo!
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